Política de Privacidad de Clubniverse

Versión: 2.1.0
Fecha de entrada en vigor: 1 de septiembre de 2026 Titular: SIMBIOSYSTEMS S.L.
Marca comercial: Clubniverse

1. Introducción

Esta Política de Privacidad explica cómo SIMBIOSYSTEMS S.L. trata datos personales en relación con la plataforma Clubniverse.

Clubniverse es una plataforma SaaS multi-tenant que permite a clubes, asociaciones, agrupaciones empresariales y comunidades profesionales gestionar empresas asociadas, miembros, eventos, invitaciones, entradas, noticias, comunicaciones, canales, alertas, networking y chats privados.

La protección de los datos personales es un elemento esencial del diseño y operación de Clubniverse.

2. Identidad y datos de contacto

Responsable de determinados tratamientos de plataforma: SIMBIOSYSTEMS S.L.
CIF: ESB33964966
Domicilio fiscal: C/ Profesor Potter, 183. 2ª Planta, 33203 Gijón, Asturias, España
Teléfono: 900 860 000
Email: info@simbiosys.es

Para cualquier cuestión relacionada con protección de datos puede contactar en:

Email: info@simbiosys.es
Teléfono: 900 860 000

Delegado de Protección de Datos

Simbiosystems S.L. ha designado un Delegado de Protección de Datos, al que puedes dirigirte para cualquier cuestión relativa al tratamiento de tus datos o al ejercicio de tus derechos:

DPD: José Ángel Suárez Álvarez
Correo electrónico: suarez@gbsabogados.com

3. Roles de tratamiento

Clubniverse opera en un entorno multi-tenant, por lo que pueden existir distintos roles en materia de protección de datos.

3.1 Simbiosystems como responsable del tratamiento

Simbiosystems actúa como responsable respecto de tratamientos propios, tales como:

Gestión de la cuenta global de usuario.
Seguridad de la Plataforma.
Auditoría técnica.
Administración global.
Soporte técnico.
Gestión de accesos.
Mantenimiento de la Plataforma.
Mejora del servicio.
Gestión de incidencias.
Cumplimiento legal.
Comunicaciones necesarias de plataforma.

3.2 Simbiosystems como encargado del tratamiento

Simbiosystems actúa como encargado del tratamiento cuando trata datos personales por cuenta de un tenant.

Esto ocurre, por ejemplo, en:

Gestión de miembros del tenant.
Invitaciones enviadas por el tenant.
Eventos organizados por el tenant.
Comunicaciones del tenant.
Entradas asignadas por el tenant.
Noticias y contenidos publicados por el tenant.
Gestión de canales y audiencias del tenant.

En estos casos, el tenant es el responsable del tratamiento y Simbiosystems trata los datos siguiendo sus instrucciones y conforme al contrato de encargado correspondiente.

3.3 Tenants como responsables del tratamiento

Cada club, asociación, agrupación o entidad titular de un tenant es responsable de los tratamientos que decide realizar dentro de su comunidad.

El tenant debe informar al usuario sobre sus tratamientos específicos mediante su propia política de privacidad complementaria.

4. Datos personales tratados

Clubniverse puede tratar las siguientes categorías de datos personales.

4.1 Datos identificativos

Nombre.
Apellidos.
Fotografía.
Identificador de usuario.
Empresa representada.
Cargo profesional.

4.2 Datos de contacto

Email.
Teléfono.
Preferencias de contacto.
Canales de mensajería indicados por el usuario, si aplica.

4.3 Datos profesionales

Empresa.
Niveles de membresía asociados.
Cargo.
Presentación profesional.
Redes sociales.
Web profesional.
Información visible en el directorio.

4.4 Datos de cuenta y autenticación

Email de acceso.
Contraseña cifrada.
Estado de cuenta.
Fecha de registro.
Fecha de último acceso.
Tokens de sesión.
Configuración de doble factor, si aplica.

4.5 Datos de tenant y membresía

Tenants a los que pertenece el usuario.
Empresa representada en cada tenant.
Rol dentro del tenant.
Nivel o niveles de membresía.
Estado de membresía.
Historial de invitaciones.

4.6 Datos de eventos, invitaciones y entradas

Eventos a los que ha sido invitado.
Confirmaciones de asistencia.
Rechazos de asistencia.
Invitados externos registrados.
Entradas asignadas.
Datos de acceso.
QR o códigos de entrada.
Observaciones facilitadas en la inscripción.

4.7 Datos de comunicaciones y notificaciones

Comunicaciones recibidas.
Notificaciones push.
Mensajes in-app.
Emails enviados.
Estados de lectura.
Preferencias de notificación.

4.8 Datos de networking y chat

Solicitudes de contacto.
Contactos aceptados.
Conversaciones.
Mensajes enviados y recibidos.
Estados de lectura.
Bloqueos o reportes.

4.9 Datos técnicos y de seguridad

Dirección IP.
User agent.
Dispositivo.
Sistema operativo.
Identificadores técnicos.
Logs de acceso.
Logs de auditoría.
Errores e incidencias.
Datos de seguridad.

4.10 Datos derivados del uso de la Plataforma

Actividad dentro de la Plataforma.
Módulos utilizados.
Interacciones con eventos, noticias, invitaciones y comunicaciones.
Métricas agregadas o estadísticas.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

5.1 Gestión de la cuenta global

Crear y mantener la cuenta global.
Autenticar al usuario.
Permitir el acceso a distintos tenants autorizados.
Gestionar la seguridad de la cuenta.

5.2 Gestión de tenants y membresías

Asociar usuarios a empresas.
Asociar empresas a tenants.
Gestionar niveles de membresía.
Gestionar roles y permisos.

5.3 Prestación del servicio

Mostrar información del tenant.
Permitir el uso del backoffice.
Permitir el uso de la aplicación móvil.
Gestionar perfiles, eventos, noticias, invitaciones, entradas, comunicaciones y canales.

5.4 Eventos, invitaciones y entradas

Enviar invitaciones.
Registrar confirmaciones.
Gestionar asistentes.
Asignar entradas.
Controlar disponibilidad.
Gestionar observaciones facilitadas por el usuario.

5.5 Networking y chat

Mostrar directorios.
Permitir solicitudes de contacto.
Gestionar contactos.
Facilitar chats privados.
Moderar o investigar usos indebidos cuando proceda.

5.6 Comunicaciones y notificaciones

Enviar alertas.
Enviar comunicaciones operativas.
Enviar recordatorios.
Notificar noticias, eventos, entradas o cambios relevantes.
Gestionar preferencias.

5.7 Seguridad y prevención de abuso

Control de acceso.
Detección de fraude.
Prevención de accesos no autorizados.
Auditoría.
Gestión de incidencias.
Cumplimiento de obligaciones legales.

5.8 Soporte y mantenimiento

Resolver incidencias.
Atender consultas.
Diagnosticar problemas.
Mejorar la estabilidad de la Plataforma.

5.9 Mejora de la Plataforma

Analizar uso agregado.
Mejorar funcionalidades.
Optimizar rendimiento.
Desarrollar nuevas capacidades.

Cuando sea posible, estos análisis se realizarán de forma agregada o anonimizada.

6. Bases jurídicas

Según el tratamiento concreto, las bases jurídicas pueden ser:

Ejecución de un contrato o relación de uso.
Consentimiento del usuario.
Interés legítimo de Simbiosystems o del tenant.
Cumplimiento de obligaciones legales.
Ejecución de instrucciones del tenant como responsable del tratamiento.

Cuando el tratamiento se base en consentimiento, el usuario podrá retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

7. Cuenta global y uso multi-tenant

Cuando un usuario se registra en Clubniverse, se crea una cuenta global.

Esta cuenta puede utilizarse para acceder a otros tenants a los que el usuario sea invitado posteriormente.

Cada tenant solo accede a los datos necesarios para gestionar su propia comunidad, conforme a los permisos, configuraciones y políticas aplicables.

La cuenta global no supone una comunicación abierta de datos entre tenants.

8. Visibilidad de datos dentro del tenant

Clubniverse permite diferentes niveles de visibilidad.

8.1 Datos visibles para miembros del tenant

Pueden incluir:

Nombre.
Apellidos.
Empresa.
Cargo.
Fotografía.
Presentación profesional.
Redes profesionales.

8.2 Datos visibles solo para contactos aceptados

Pueden incluir:

Teléfono.
Email de contacto.
Datos adicionales configurados como privados o restringidos.

8.3 Datos visibles para administradores

Los administradores del tenant pueden acceder a la información necesaria para gestionar:

Empresas.
Miembros.
Eventos.
Invitaciones.
Entradas.
Comunicaciones.
Soporte operativo.
Cumplimiento legal del tenant.

9. Observaciones en eventos

El usuario puede facilitar observaciones al confirmar asistencia a un evento, como intolerancias, alergias, necesidades de accesibilidad u otra información relevante para la organización.

El usuario debe evitar incluir datos especialmente sensibles salvo que sean necesarios para la correcta organización del evento.

Estas observaciones serán visibles únicamente para administradores o personal autorizado del tenant y se tratarán para gestionar adecuadamente la asistencia al evento.

10. Chats, mensajes y moderación

Los mensajes intercambiados a través de la Plataforma pueden almacenarse para:

Permitir el funcionamiento del chat.
Mantener historial.
Gestionar incidencias.
Atender denuncias.
Prevenir abusos.
Cumplir obligaciones legales.

Simbiosystems y los administradores autorizados pueden acceder o revisar información cuando sea necesario por razones de seguridad, soporte, denuncia, incumplimiento de términos o requerimiento legal.

11. Destinatarios de los datos

Los datos pueden comunicarse a:

Tenants a los que pertenece el usuario.
Administradores autorizados.
Proveedores tecnológicos necesarios para prestar el servicio.
Subencargados.
Plataformas de notificaciones.
Servicios de email.
Servicios de hosting e infraestructura.
Autoridades públicas o judiciales cuando exista obligación legal.

12. Subencargados

Simbiosystems puede utilizar proveedores externos para prestar Clubniverse.

Estos proveedores actuarán como subencargados cuando traten datos personales por cuenta de Simbiosystems.

La lista actualizada de subencargados estará disponible en:

https://business.clubniverse.com/legal/subencargados

13. Transferencias internacionales

Con carácter general, Simbiosystems procurará tratar los datos dentro del Espacio Económico Europeo.

Si fuera necesario utilizar proveedores ubicados fuera del EEE, se aplicarán las garantías adecuadas previstas por la normativa aplicable, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos reconocidos.

14. Plazos de conservación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades indicadas.

De forma general:

La cuenta se conservará mientras el usuario mantenga relación activa con la Plataforma.
Las membresías se conservarán mientras exista relación con el tenant correspondiente.
Las invitaciones y entradas se conservarán durante el tiempo necesario para gestión, auditoría y responsabilidades.
Los mensajes se conservarán durante el periodo necesario para prestación del servicio, seguridad y trazabilidad.
Los logs se conservarán durante los plazos definidos por la política interna de seguridad y retención.
Las aceptaciones legales se conservarán mientras puedan derivarse responsabilidades.

Los plazos concretos se desarrollan en la Política de Conservación, Supresión y Exportación de Datos.

15. Derechos de los usuarios

El usuario puede ejercer los derechos de:

Acceso.
Rectificación.
Supresión.
Oposición.
Limitación del tratamiento.
Portabilidad.
Retirada del consentimiento, cuando proceda.
No ser objeto de decisiones automatizadas, cuando proceda.

16. Ejercicio de derechos

Para ejercer derechos, el usuario puede contactar con:

SIMBIOSYSTEMS S.L.
Email: info@simbiosys.es
Teléfono: 900 860 000
Dirección: C/ Profesor Potter, 183. 2ª Planta, 33203 Gijón, Asturias, España

También puede dirigirse directamente al Delegado de Protección de Datos:

DPD: José Ángel Suárez Álvarez
Correo electrónico: suarez@gbsabogados.com

Cuando el tratamiento corresponda al tenant como responsable, Simbiosystems podrá remitir o coordinar la solicitud con el tenant correspondiente.

17. Reclamaciones

Si el usuario considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa, puede presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Sitio web: https://www.aepd.es

18. Seguridad

Simbiosystems aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo, entre otras:

Cifrado en tránsito.
Control de accesos.
Roles y permisos.
Segregación lógica multi-tenant.
Auditoría.
Copias de seguridad.
Monitorización.
Medidas de autenticación.
Doble factor para administradores cuando proceda.
Gestión de incidentes.

19. Menores de edad

Clubniverse está dirigida a entornos profesionales, empresariales, asociativos o corporativos.

No está dirigida a menores de edad.

Si se detecta registro o tratamiento de datos de menores sin base legítima suficiente, se adoptarán las medidas oportunas.

20. Cambios en la Política de Privacidad

Simbiosystems puede modificar esta Política para adaptarla a cambios legales, técnicos u operativos.

Cuando una nueva versión requiera aceptación, el usuario deberá aceptarla para continuar utilizando la Plataforma.

21. Contacto

Para cualquier consulta sobre privacidad:

SIMBIOSYSTEMS S.L.
C/ Profesor Potter, 183. 2ª Planta
33203 Gijón, Asturias, España
Teléfono: 900 860 000
Email: info@simbiosys.es